Employee Journey Mapping

Zo brengen we de Employee Journey in kaart 

Stap 1: Kick-off 

Tijdens de kick-off bepalen we de scope en de focus. We besluiten met welke fase of journey binnen de employee life cycle we starten. Dit doen we op basis van data en de strategie van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Welke vragen komen vaak voor in ons case management systeem 
• Waar krijgen we opvallend veel klachten over binnen 
• Wat zien we in de systeemlogdata. Worden er bijvoorbeeld processtappen overgeslagen of ontstaat vertraging of zelfs uitval 
• Wat is belangrijk in de organisatiestrategie 
• Recente ontwikkelingen, zoals op korte termijn veel nieuwe mensen gaan aannemen 

Zoals je ziet, kun je met ontzettend veel vraagstukken aan de slag. Het is de kunst om keuzes te (durven) maken en daar helpen we je graag bij. Samen bepalen we doelen en maken een plan. Ook bekijken we welke stakeholders we betrekken en welke gegevens we gaan gebruiken. 

Stap 2: Onderzoeken en persona’s opstellen 

De volgende stap is het opstellen van persona’s, waarbij we een gedetailleerde omschrijving maken van een representatief deel van de doelgroep. Dit doen we op basis van verschillende input, zoals observaties, workshops, interviews, enquêtes of analyses van documenten, teksten en andere gegevens. 

Voorbeelden zijn een jonge medewerker die net zijn of haar eerste kind heeft gekregen, of juist een medewerker die een paar jaar voor z’n pensioen zit, of een student met een bijbaan. Maar ook kijken we naar de persoonlijkheid van mensen en wat iemand motiveert of juist, frustreert. Dit helpt om te bepalen wat van belang is later in het project. 

Stap 3: Invullen van de Employee Journey Map 

De basis van de employee journey map zijn de verschillende fases. Binnen deze fases zijn er verschillende contactmomenten, oftewel touchpoints. Je legt vast wanneer, waar en hoe mensen in contact komen. Zo schets je een uitgebreid beeld van hoe een persona contact heeft met jouw organisatie. 

Bij het vastleggen van de touchpoints identificeren we ook ‘moments that matter’ en ‘moments of truth’. Oftewel: we maken onderscheid in de touchpoints, want sommige contactmomenten hebben meer impact dan andere. 

Vervolgens zoom je in op hoe mensen die touchpoints ervaren. Je verzamelt data om te weten hoe goed (of niet) de journey verloopt. Om dit voor de desbetreffende stakeholders inzichtelijk te maken, geven we dit weer in overzichtelijke dashboards.  

Stap 4: Verbeterinitiatieven opstarten 

Door de employee journey visueel weer te geven, zie je snel welke touchpoints slechter scoren dan andere en weet je waar je verbeteringen kunt realiseren. Blijkt de vacature toch niet zo aantrekkelijk te zijn als je zelf dacht, bijvoorbeeld. Of zit er een ingewikkelde stap in het sollicitatieproces, die potentiële medewerkers afschrikt. 

Op basis hiervan bespreken stakeholders initiatieven om de medewerkerbeleving te verbeteren. Na het opstarten van zo’n initiatief zien we het resultaat terug in de dashboards: scoren de touchpoints inderdaad beter?  

Employee journey voorbeeld 

Vraag je je af welke employee journeys er zijn en op welke je je aandacht wilt richten? Dat is voor elke organisatie verschillend.  Afhankelijk van je focus kun je heel hoog over naar de employee life cycle kijken, maar ook steeds meer de diepte in gaan. 

Denk bijvoorbeeld aan: 

• Een collega is langdurig ziek en wil terugkomen. Hoe ziet dat eruit? 
• De eerste promotie tot teamleider van een young professional is een feit 

• Een collega mag een leaseauto uitzoeken 
• Hoe is het onboardingproces ingericht als je kijkt naar jonge starters en oudere doorstromers 

Dit zijn natuurlijk maar een paar voorbeelden. We gaan graag met je in gesprek om de employee journeys te bepalen die voor jouw organisatie het belangrijkst zijn.